COVID-19 tauchte vor mehr als zwei Jahren erstmals in unserem Leben auf. Die Pandemie hatte enorme Auswirkungen auf die Weltwirtschaft und viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere (KMU), wurden hart getroffen. Auch wenn die meisten Unternehmen die daraus resultierenden finanziellen Schwierigkeiten überwunden haben, hat COVID-19 die Art und Weise, wie sie ihre Mitarbeiter beschäftigen, verändert.
Wie hat Aliz auf die Herausforderungen der Krise reagiert? Was haben wir in den letzten beiden Jahren gelernt? Wie konnten wir sie ‒ als IT-Unternehmen mit 100 Mitarbeitern ‒ bewältigen und am Ende sogar noch stärker aus ihr hervorgehen, sowohl finanziell als auch in Bezug auf das Team?
Zu Beginn der Pandemie herrschte große Unsicherheit. Als Unternehmen, das professionelle Dienstleistungen anbietet, sind wir in hohem Maße von unseren Kunden abhängig. Wir wussten nicht, wie stark unsere Kunden selbst betroffen und ob sie in der Lage sein würden, unsere laufenden Dienstleistungen zu bezahlen. Ebenso war ungewiss, ob sie uns Folgeaufträge erteilen können würden.
Unsere Unternehmensleitung hat von Anfang an deutlich gemacht, dass es ihr vorrangig darum geht, jeden Mitarbeiter in Arbeit zu halten. Unsere regelmäßige jährliche Gehaltsüberprüfung findet im Februar statt, wobei die Gehälter ab dem 1. März eines jeden Jahres gelten. Obwohl die neue Gehälter für 2020 schon beschlossen worden waren, wurden sie aufgrund der finanziellen Unsicherheit im März 2020 nicht wie in den Vorjahren umgesetzt. Stattdessen wurde vereinbart, das Gehaltsschema von 2019 beizubehalten, ABER die kumulierte Differenz am Ende eines jeden Quartals auszuzahlen, wenn die finanziellen Ziele erreichen werden würden.
Damit wurde sichergestellt, dass niemand Gehaltseinbußen hinnehmen muss und entlassen wird. Die Initiative wurde von allen im Unternehmen voll unterstützt. Wir alle verstanden, warum wir so agieren, und waren uns einig, dass der Zusammenhalt des Teams oberste Priorität haben sollte. Glücklicherweise entwickelte sich das Jahr 2020 sehr gut ‒ und wir konnten unsere Einnahmen sogar um 50 % steigern. Die Gehaltserhöhungen wurden also jedes Quartal gezahlt. Und schließlich waren auch unsere bestehenden Kunden in der Lage, ihre Rechnungen zu bezahlen. Darüber hinaus konnten wir viele neue Kunden gewinnen, was dazu führte, dass diese Sicherheitsmaßnahme ab März 2021 wieder eingestellt wurde.
Wenn eine Krise wie diese eintritt, ist die natürliche Reaktion, sich unsicher zu fühlen. Was wird mit dem Unternehmen geschehen, was mit meinem Job? Man kann den besten Online-Yogakurs am Morgen und das beste Online-Kneipenerlebnis nach der Arbeit anbieten, doch wenn die Mitarbeiter Unsicherheit verspüren und nicht wissen, wie ihre Zukunft im Unternehmen aussieht, ist dies alles umsonst. Aus diesem Grund führte die Geschäftsführung von Aliz wöchentliche Videogespräche mit allen Mitarbeitern ein, die vor der Pandemie nur vierteljährlich stattfanden.
Die Mitarbeiter begrüßten diese Praxis, was an der regelmäßigen Teilnahmequote von fast 100% zu sehen war. Wir besprachen den Status unserer Kunden, ob Zahlungen gefährdet waren (z. B. von Kunden aus der Reisebranche), und wenn ja, welche Reserve wir brauchten, um solche Risiken zu mindern.
Als sich die Welt daran gewöhnte, mit einer Pandemie zu leben, und das Geschäftsumfeld wieder weniger volatil wurde, wurden die wöchentlichen Telefonate zwar eingestellt, wir treffen uns von nun an trotzdem monatlich, weil wir den Wert dieses Zusammenkommens schätzen gelernt haben.
Wir sind in der glücklichen Lage, in mehreren Regionen der Welt tätig zu sein. So war es uns möglich, uns auf die Geschäfte in Südostasien zu konzentrieren, während die Zahlen der COVID-19-Fälle in Europa schlechter waren ‒ und umgekehrt.
Außerdem konnten wir aufgrund der Art unserer verschiedenen Dienstleistungen und der unterschiedlichen Branchen, in denen wir tätig sind, einen Ausgleich zwischen diesen schaffen. Als beispielsweise Luftfahrtunternehmen ihre Budgets für IT-Projekte kürzten, konzentrierten wir uns mehr auf den elektronischen Handel, der aufgrund der Pandemie florierte.
Infolgedessen ist unser Wachstum während der Coronakrise nicht zum Stillstand gekommen. Im Gegenteil: Unsere Einnahmen stiegen von 2020 bis 2021 und von 2021 bis 2022 um 50%.
Wir haben Teams an mehreren Standorten auf der ganzen Welt. Diese Standorte und Länder hatten immer unterschiedliche Coronabeschränkungen, sodass es nicht möglich war, jeden Standort auf dieselbe Weise zu behandeln. Nachfolgend konzentrieren wir uns auf unser Büro in Ungarn, den größten unserer drei regionalen Hauptsitze.
Fernarbeit und Homeoffice waren für uns nicht neu, weil wir in dieser Hinsicht bereits flexibel waren. Dennoch bestand unsere Routine vor der Pandemie immer noch darin, regelmäßig ins Büro zu kommen. Auch für Aliz war es also eine neue Erfahrung, überwiegend von zuhause aus zu arbeiten. Das heißt, auch bei uns wendete sich die Situation hin zu einer Arbeitsweise, bei dem Homeoffice der Standard und Arbeit im Büro die Ausnahme war. Um auch im Homeoffice eine angemessene Arbeitsumgebung bereitzustellen, haben wir dafür gesorgt, dass jeder einen guten Bürostuhl und einen Monitor in den eigenen vier Wänden besitzt.
Wir haben das Büro nie ganz schließen wollen, auch nicht, bevor die Möglichkeit der Impfung aufkam. Menschen haben unterschiedliche Lebenssituationen und Vorlieben und deshalb gab es immer Kollegen, die es wichtig fanden ins Büro zu kommen. Sei es, weil zuhause nicht genug Platz vorhanden war um zu arbeiten, oder weil jemand nicht die ganze Zeit allein zuhause arbeiten wollte und sich nach Gesellschaft sehnte. Wir haben die Zahl der Coronafälle ständig überwacht und die Zahl der Kollegen, die ins Büro kommen durften, entsprechend reguliert.
Nachdem die Impfungen auf breiter Ebene verfügbar waren, beschlossen wir, das hybride Bürokonzept beizubehalten, nur mit mehr Präsenz im Büro. Welche Art der Einrichtung man wählt, ist ebenso eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen. Wir haben die Präferenzen unserer Kollegen eingeholt hinsichtlich der Frage, was für das Unternehmen am besten wäre und welche Art von Einrichtung am besten zu unseren Grundwerten passen würde, und haben uns dann entsprechend entschieden.
Von Beginn der Pandemie an haben wir zusätzliche Hygienemaßnahmen im Büro eingeführt und besonders auf unsere psychische Gesundheit geachtet.
Letzteres war äußerst wichtig, weil die Menschen plötzlich mit einer noch nie dagewesenen Krise konfrontiert waren. Wir alle machten uns Sorgen um unsere eigene Gesundheit und die unserer Angehörigen, fühlten uns einsam, waren zuhause abgelenkt, mussten wegen der vielen virtuellen Sitzungen mehr Zeit am Bildschirm verbringen und konnten unsere üblichen Bewältigungsmechanismen nicht anwenden (z. B. mit Freunden ausgehen). Wer würde sich in einer solchen Situation nicht gestresst und überfordert fühlen?
Um unseren Mitarbeitern zu helfen, haben wir deshalb für professionelle Hilfe aller gesorgt. Das bedeutet, wir haben eine Mitarbeiterberatung eingeführt, bei der jeder die Möglichkeit hat, sich an vom Unternehmen finanzierte Coaches und Psychologen zu wenden. Diese Praxis erwies sich als so nützlich, dass wir beschlossen, sie auch künftig fortzusetzen. Die Mitarbeiter können sich zu jedem beliebigen Thema beraten lassen, das weder mit der Pandemie noch mit der Arbeit zu tun haben muss. Die Teilnahme an diesen psychologischen Coachings und natürlich auch die Gespräche selbst werden natürlich vertraulich behandelt. Neben dieser Beratungsmöglichkeit haben wir auch ein Stressmanagement-Training angeboten.
Bei Aliz ist unsere Kultur unser wichtigster Wert. Auch wenn viele Veranstaltungen nicht mehr wie früher organisiert werden konnten, haben wir neue Arten von Veranstaltungen und kreative Lösungen entwickelt, um unser Gemeinschaftsleben zu erleichtern, vor allem im virtuellen Raum.
Eine der von uns gelernten Lektionen war, dass wir das richtige Gleichgewicht finden mussten und müssen. Natürlich ist es toll, auf Online-Programme zurückgreifen zu können, doch wer will nach einem ganzen Tag vor dem Computer noch länger sitzen? Außerdem mussten wir die richtigen Wege für Veranstaltungen und Lösungen finden, die online gut funktionieren.
Wir haben zum Beispiel mehrere Online-Kochveranstaltungen organisiert, bei denen wir die Zutaten eines Rezepts an alle Mitarbeiter weltweit verschickten, die daran teilnehmen wollten, und dann kochten wir das Gericht gemeinsam in einer Live-Sitzung. Ein weiteres erfolgreiches Beispiel für diese Art von Lösungen sind unsere Chatrooms. Auch vor der Pandemie haben wir schon Chaträume genutzt, aber natürlich wurde zudem viel im Büro geplaudert. Als die Coronapandemie ausbrach, lenkten wir diese physischen Unterhaltungen dann in thematische Chaträume (z. B. Kinder und Haustiere), die wir immer noch nutzen.
Es gibt kein Patentrezept zur Lösung aller Probleme, die sich aus COVID-19 ergeben. Ja, es gab gute Beispiele, aber es gab keine Einheitslösung für jedes einzelne Problem. Wir mussten experimentieren und die Lösungen finden, die für uns und unser Unternehmen geeignet waren. Selbst wenn etwas beim ersten Mal funktionierte, konnte es leicht passieren, dass es dies beim nächsten Mal nicht mehr tat. Das Virus veränderte sich. Die Beschränkungen änderten sich. Die Menschen und ihre Wahrnehmung der Pandemie änderten sich. Wir mussten also flexibel bleiben.
Verstehen Sie uns nicht falsch: Wir sind alles andere als perfekt. Auch wir sind manchmal gescheitert. Wir hatten mehrere Online-Teambuilding-Initiativen, die überhaupt nicht funktionierten. Wir dachten zum Beispiel, es wäre schön, sich nach der Arbeit im virtuellen Raum zu treffen und einfach zu reden und etwas zu trinken. Aber viele Leute können in einem Videoanruf ohne Moderation nicht wirklich effektiv plaudern. Wir haben gelernt, dass es immer gut ist, ein Thema oder ein Spiel oder etwas anderes verwenden zu können, das die Unterhaltung antreibt. Auch Breakout-Räume sind nützlich. Wir hatten im Frühjahr 2020 ein erfolgreiches Online-Spiel mit vielen Teilnehmern. Wir haben versucht, es im Sommer zu wiederholen, aber niemand wollte an einem Sommerabend vor seinem Computer sitzen.
Wir glauben daran, neue Dinge auszuprobieren, klein anzufangen und sich dann schnell anpassen zu können. Dies liegt in unserer DNA als agiles IT-Unternehmen. Wenn es also doch ein Geheimrezept gibt, dann heißt es vielleicht „schnelle und häufige Wiederholungen”.
